一、明确沟通目标

1. 确定沟通目的：上海公司需要明确与代理做账团队沟通的主要目的是什么，是为了确保财务数据的准确性，提高工作效率，还是为了解决特定的问题。

2. 设定沟通目标：根据沟通目的，设定具体的沟通目标，如提高财务报表质量、缩短账务处理时间、优化财务流程等。

3. 制定考核指标：为每个沟通目标设定可量化的考核指标，以便后续评估沟通效果。

二、了解团队情况

1. 调研团队背景：了解代理做账团队的规模、人员构成、专业能力、工作经验等，为沟通提供依据。

2. 分析团队需求：根据团队背景，分析其在财务工作中可能遇到的问题和需求，以便有针对性地进行沟通。

3. 建立信任关系：通过了解团队情况，建立良好的信任关系，为后续沟通奠定基础。

三、制定沟通计划

1. 确定沟通频率：根据工作需要，确定与代理做账团队的沟通频率，如每周、每月或每季度。

2. 选择沟通方式：根据团队特点和沟通需求，选择合适的沟通方式，如电话、邮件、视频会议等。

3. 制定沟通议程：提前制定沟通议程，明确每次沟通的主题、时间、参与人员等。

四、优化沟通内容

1. 明确沟通要点：在每次沟通前，明确需要讨论的关键问题，确保沟通内容有针对性。

2. 准备相关资料：提前准备相关财务资料，如报表、凭证等，以便在沟通中提供支持。

3. 培养团队协作：鼓励团队成员在沟通中积极参与，提出意见和建议，共同解决问题。

五、实施沟通计划

1. 按时召开沟通会议：确保每次沟通会议按时召开，避免因时间问题影响沟通效果。

2. 记录沟通内容：在沟通过程中，做好记录，以便后续跟进和评估。

3. 及时解决问题：针对沟通中提出的问题，及时采取措施解决，确保沟通效果。

六、评估沟通效果

1. 定期回顾沟通成果：定期回顾沟通成果，评估沟通计划的有效性。

2. 分析问题原因：针对沟通中存在的问题，分析原因，为改进沟通计划提供依据。

3. 调整沟通策略：根据评估结果，调整沟通策略，提高沟通效果。

七、持续改进

1. 收集反馈意见：鼓励团队成员提出反馈意见，以便不断改进沟通计划。

2. 优化沟通流程：根据实际情况，优化沟通流程，提高沟通效率。

3. 培训团队成员：定期对团队成员进行培训，提高其沟通能力和专业素养。