一、了解市场行情

1. 市场调研：外资公司首先应对上海涉税代理市场的行情进行调研，了解不同代理机构的收费标准、服务内容、市场口碑等基本信息。

2. 比较分析：通过对比不同代理机构的收费标准和市场评价，初步筛选出几家具有竞争力的代理机构。

3. 收集资料：收集相关机构的收费标准、服务协议、成功案例等资料，为后续谈判提供依据。

二、明确自身需求

1. 服务内容：明确外资公司所需的涉税代理服务内容，如税务申报、税务筹划、税务咨询等。

2. 服务质量：根据自身业务需求，设定对服务质量的要求，如专业程度、响应速度、保密性等。

3. 服务期限：确定所需服务的期限，以便在谈判中明确服务费用。

三、审查代理机构资质

1. 资质审查：审查代理机构的营业执照、税务登记证、专业资格证书等，确保其合法合规。

2. 信誉评估：了解代理机构的行业口碑、客户评价，判断其信誉度。

3. 专业团队：考察代理机构的专业团队，了解其人员构成、专业背景、工作经验等。

四、签订服务协议

1. 明确费用：在协议中明确各项服务的收费标准，包括基础费用、额外费用等。

2. 透明度要求：在协议中要求代理机构提供详细的收费明细，包括服务内容、收费标准、计费方式等。

3. 争议解决：明确双方在费用问题上的争议解决机制，如协商、仲裁等。

五、监督服务质量

1. 定期沟通：与代理机构保持定期沟通，了解服务进度和问题，确保服务质量。

2. 检查报告：定期检查代理机构提供的税务报告、筹划方案等，确保其准确性和合规性。

3. 客户评价：收集客户对代理机构服务的评价，了解其满意度，为后续合作提供参考。

六、评估合作效果

1. 成本效益：对比合作前后的税务成本，评估代理机构的服务是否达到预期效果。

2. 业务发展：关注代理机构在税务筹划、税务风险防范等方面的建议，评估其对公司业务发展的贡献。

3. 持续改进：根据合作效果，与代理机构协商改进服务内容，提高合作满意度。

七、总结与反思

1. 总结经验：在合作过程中，总结成功经验和不足之处，为今后合作提供借鉴。

2. 反思不足：针对合作中存在的问题，反思自身需求、代理机构服务等方面，为下一次合作做好准备。

3. 持续关注：关注行业动态，了解新的涉税政策和代理机构服务，提高自身应对能力。